فصل اول

(كليات موضوع MIS)


(ديباچه)

در ادارة سازمانهاي بزرگ امروزي عمل تصميم گيري به قدري مهم است كه برخي از محققان دانش مديريت، سازمان را شكة تصميم و مديريت را علم تصميم گيري تعريف كرده اند. بي شك، امروزه با توسعة سازمانها و گسترش وظائف و مسئوليتهاي مديريت، تصميمات مدير بايد همواره بر پاية بررسيهاي فني و آمار و اطلاعات صحيح و بر طبق اصول و روشهاي خاص علمي استوار شود. جريان عمليات و فعاليتهاي آتي سازمان، نيل به هدفهاي مطلوب در برنامه هاي كوتاه مدت و دراز مدت، موفقيت و بهبود عمليات كه با صرف منابع انساني و مادي همراه است، مستقيماً به نحوة اتخاذ تصميم مديران وابسته است. لازم است كه تصميمات با تقبل حداقل اتلاف و ضايعات در منابع انساني و مادي در جهت نيل به هدفهاي مورد نظر اتخاذ شود.

اهميت اطلاعات در فرايند تصميم گيري بر هيچ صاحب نظري پوشيده نيست. اطلاعات از منابع حياتني سازمان بوده و هر قدر سازماني از لحاظ اطلاعات غني تر باشد، تصميمات صحيحتري در آن اتخاذ خواهد شد.

به بيان ساده، تصميم گيري يعني انتخاب راه كار مناسب و مطلوب، از ميان راه هاي كار مختلف براي حصول مقصودي معين.

اين انتخاب بر مبناي قضاوت و اعتقادات شخصي و برآوردهاي ذهني با كمك اطلاعات عيني و واقعيتهايي كه ممكن است در دسترس تصميم‌گيرندگان و اداره كنندگان باشد، صورت مي گيرد. در صورت فقدان يا محدوديت اطلاعات و آمار براي حل مشكل يا مسئله مورد نظر يا نيل به هدف مطلوب، محققاً تصميم گيري صحيح و منطقي نيست؛ و هرقدر اطلاعات در بارة راه كارها ناقص تر باشد، درجة عدم اطمينان نسبت به تصميمي كه اتخاذ مي شود، بالاتر خواهد رفت. پس بدين ترتيب خواهيم ديد كه ارتباطات و نقل و انتقال اطلاعات در يك سازمان از جمله مبرم ترين وظائف در كار مديران است. ضمناً اطلاعات زيربناي تصميم گيريها و برنامه ريزيها و كنترل صحيح و كامل توسط مدير است.

 

«شكل گيري سيستم هاي اطلاعات مديريت»

در گذشته نه چندان دور، غالب سيستم هاي پرداخت حقوق و دستمزد، سيستم هاي پردازش داده ها بودند كه به كمك آنها فقط ليست و فيش حقوق تهيه مي شد و حداكثر مي توانستند كسورات را محاسبه نموده و جمع دريافتي سالانه را بنويسند. اما مديران كم كم براي كسب اطلاعات بيشتر در مورد كارمندان خود درخواستهايي مطرح نمودند، درنتيجه سيستم هاي پردازش داده هاي حقوق و دستمزد، تبديل به سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني گرديد. با سيستنم اطلاعات مديريت منابع انساني مي توان يك سري پيش بيني ها و محاسبات انجام داد، مانند بررسي پرداخت دستمزد بين گروههاي مختلف كاري، استفاده بهتر از تخصص هاي موجود و ارائه اطلاعاتي كه در تمام سطوح مديريت مورد نياز مي باشد.

نكته اي كه قابل توجه مي باشد آن است كه معمولاً مديران شركتهاي توليدي بدون شناخت دقيق از محصول، هزينه توليد و وضعيت و شرايط بازار هرگز حاضر به ايجاد يك خط جديد نيستند، اما همين مديران خيلي راحت ميليونها تومان صرف پياده سازي سيستم هاي اطلاعات مديريت مي كنند بدون آنكه شناخت دقيقي از اهداف، حدود و كاربرد آن داشته باشند. همين امر غالباً منجر به پياده سازي و اجراي سيستم هايي مي شود كه با مشكلات بسيار همراه مي باشد.

بروز اين مشكلات ايجاب مي كند كه مديران يك شناخت اجمالي از سيستم هاي اطلاعات مديريت داشته باشند. هدف سيستم هاي اطلاعات مديريت نأمين نيازهاي اطلاعاتي كليه مديران سازمان و يا واحدهايي از سازمان مي باشد. اين واحدها ممكن است بر اساس زمينه هاي عملياتي سازمان باشد يا بر اساس سطوح مديريت.

سيستم اطلاعات مديريت گزارشاتي را به صورت نمودار يا جدول در اختيار كاربرتن مربوطه قرار مي دهد. عوامل انساني همواره براي عملكرد سيستم هاي اطلاعاتي، بسيار مهم بوده اند اما مديران و كارشناسان اطلاعاتي مي توانند برنامه هايي طراحي نمايند كه آثار منفي عوامل انساني را به نتايج مثبت تبديل نمايند.

 

Mis چيست؟

تا نيمة دهة 1960 غالب شركتهاي بزرگ عليرغم همه مشكلات موفق به اجراي اولين سيستم هاي كامپيوتري خود شده بودند. كار اين شركت ها با حجم زيايد از داده ها كه در اختيار داشتند بسيار مشكل بود و تلاش زيادي بود تا اين داده ها را به شكلي تبديل نمايند كه براي كامپيوتر قابل قبول باشد. ادبيات كامپيوتر در سازمانها محدود بود به عده اي كارشناس اطلاعاتي، اين كارشناسان نيز هيچگونه تجربه واقعي براي هدايت اجراي مراجل چرخه حيات سيستم نداشتند و لذا پيشرفت در اين زمينه به تدريج و در اثر سعي و خطا بوجود آمد.

سازمانها در آن دوران سخت يك هدف داشتند و آن اين بود كه در اجراي وظائف پردازش داده ها از كامپيوتر دقيقاً همانگونه استفاده مي كنند كه ماشين هاي پانچ كارت آنرا داشتند. امور سيستم هاي اطلاعات حسابداري خوب تعريف مي شد و روي ادارات حسابداري سازمان تأثير مي گذاشت و اصولاً اجراي كامپيوتر به معناي تبديل امور جاري به شكل كامپيوتري بود.

 

تلاش اوليه براي MIS.

با اجراي سيستم هاي حسابداري،‌ هم كارشناسان اطلاعاتي سازمان و هم توليد كنندگان كامپيوتر مايل بودند كه فعاليت كامپوتري توسعه يابد. لذا در جستجوي طراحي سيستمي برآمدند ولي طولي نكشيد كه متوجه شدند اين سيستم ها مطلوبيت زيادي ندارد و تكنولوژي مربوطه سالهاي طولاني بود كه نتوانسته بود اطلاعاتي در اختيار مديريت قرار دهد و لذا هنگامي كه براي اولين بار معلوم گرديد كه كامپيوتر مي تواند اين فاصله را پر نمايد، به نظر رسيد كه كار آساني باشد.

سازمانهايي كه تلاش نمودند تا اولين سيستم هاي اطلاعات مديريت را اجرا نمايند به نتايج ديگري رسيدند. مانع بزرگ، مديران بودند، چرا كه چيزي در مورد كامپيوتر نمي دانستند، كار خود را بلد بودند، روشهايي را براي حل مسائل ابداع كرده بودند، اما هيچگاه در مورد نقش اطلاعات در فعاليتهاي خود، رسماً فكري نكرده بودند. درنتيجه براي مديران مشكل بود تا خواسته هاي خود را از mis بيان نمايند.

اين وضعيت براي كارشناسان اطلاعات بسيار سخت بود، زيرا اين افراد از مديريت چيز زيايد نمي دانستند و نمي دانستند از چه چيزي سوال كنند. لذا به اين نتيجه رسيدند كه تنها راه براي آنها، طراحي و اجراي سيستم هايي بود براي توليد اطلاعاتي كه فكر مي كردند مديران به آن نياز دارند. اين كار انجام شد اما در بسياري از موارد، پيش بيني كارشناسان اطلاعات اشتباه بود و لذا سيستم هاي طراحي شده توسط ايشان، قابل استفاده نبود.

به مرور زمان وقتي مديران با كامپيوتر آشنا شدند و متوجه منطق واقعي فرآيندهايي كه در حل مسايل بكار مي گرفتند شدند، توانستند نيازهاي اطلاعاتي خود را بيان نمايند. كارشناسان اطلاعاتي نيز به نوبع خود با مباني مديريت آشنا شدند و ياد گرفتند براي طراحي سيستم هاي اطلاعاتي چگونه با مديران همكاري نمايند. بدين ترتيب سيستم هاي اطلاعات مديريت دوباره طراحي شدند به گونه اي كه با نيازهاي مديران هماهنگي بيشتري داشتند و بالاخره سيستم هاي اطلاعات مديريت به عنوان زمينه عمده كاربر كامپيوتر تعيين گرديد.

 

تعاريف MIS:

براي سيستمهاي اطلاعات مديريت تعاريف زيادي ارائه شده است. براي آشنايي بيشتر به چند تعريف ارائه شده مي پردازيم:

  • سيستم اطلاعات مديريت يك سيستم سازماني است كه اطلاعات گذشته، حال و پيش بيني شده در مورد شركت و محيط آن را ارائه مي كند.
  • با درنظر گرفتن اينكه سازمان داراي سطوح مختلفي مي باشد و گروه هاي متعددي براي تأمين يك هدف واحد وظائف مختلفي را انجام مي دهند، MIS يك ساختار جامعي است از پاغيگاه داده ها و جريان اطلاعات در تمام سطوح و اجزاء كه با جمع آوري، نقل و انتقال و ارائه اطلاعات، نيازهاي سازمان را به بهترين نحو تأمين مي كند.
  • Mis سيستمي است كامپيوتري كه اطلاعات را در اختيار كاربران مربوطه قرار مي دهد. كاربران معمولاً يك سازمان رسمي را تشكيل مي دهند. اطلاعات، سازمان يا يكي از سيستم هاي عمده آنرا برحسب اينكه در گذشته چه وقايعي براي آن اتفاق افتاده، هم اكنون در آن چه مي گذرد، و احتمالاً در آينده برايش چه واقع خواهد شد، نشان مي دهد. اطلاعات به شكل گزارشات ادواراي، گزارشات خاص و نتايج شبيه سازي رياضي تهيه مي شود: نتايج گزارشات توسط نديران و غير مديران هنگام تصميم گيري براي حل مسائل سازمان مودر استفاده قرار مي گيرد.

 

هدف از ايجاد يك سيستم اطلاعات مديريت چيست؟

هدف از سيستم اطلاعات مديريت كه گاهي به آن سيستم گزارش دهي اطلاعات نيز مي گويند، ارائه بازخور از عمليات جاري و روزمره شركت به مدير و كاركنان ديگر مي باشد. اين گزارشات در كنترل، سازماندهي و برنامه ريزي فعاليت هاي جاري سازمان به آنها كمك مي كند.

سيستم هاي اطلاعات مديريت با ارائه اطلاعات صحيح و مناسب به كاركنان ذيربط، به شكل مناسب و در زمان مناسب، نقش حساسي در جهت تأمين هدف اصلي سازمان دارد.

 

گزارش دهي در سيستم اطلاعات به چه شكل است؟

كار سيستم هاي اطلاعاتي مديريت فقط اين نيست كه داده هاي خام را از منابع مربوطه عبور دهند، بلكه داده ها را جمع آوري نموده پس از پردازش و طبقه بندي آنها،‌ مديران را در مورد فعاليت هاي مهم سازماني آگاه مي كند. سيستم، اطلاعات خود را از طريق گزارشهايي كه از قبل تعريف شده اند ارائه مي كند. مثلاً مديران با بررسي ليست فروش بر حسب زمان درخواهند يافت كه محصولات چگونه به فروش مي روند. گزارشات روزمره فروش مي تواند به راحتي اين كارها را انجام دهد. بدين ترتيب كه داده هاي مربوط به محصولات مختلف، دوره هاي زماني، نمايندگي هاي فروش، مناطق مختلف و عيره را محاسبه و ارزيابي مي نمايند. حال اگر مديري بخواهد وضعيت يك فروشنده خا را بداند، اطلاعات مربوط به راحتي در اختيار وي خواهد بود. ضمن اينكه با همين گزارش مي تواند به اساني فروش فصول مختلف را با هم مقايسه كند و يا فروش يك فصل را در سالهاي مختلف بررسي نمايد. توسط MIS مي توان انواع گزارشات را تهيه نمود. اين گزارشات ممكن است برنامه ريزي شده، گزارشات بر اساس درخواست و نياز خاص و يا گزارشات بر اساس شرايط و حوادث خاصي باشد.

 

(آشنايي با سيستم ها)

تعاريف و مشخصات سيستم ها

يكي از مسائل و مفاهيم مهمي كه در مديريت مطرح است، مسئله سيستمها و روشهاست. به همين دليل آشنايي با تعاريف و مشخصات سيستمها مفيد و ضروري به نظر مي رسد.

تعريف:

در زبان فارسي لغت (سيستم) به عنوان واژه اي مترادف با كلمه رشته، جهاز، مجموعه، سلسله، نظام و منظومه است. براي سيستم تعاريف زيايد شده و در هر تعريف به جنبه اي از آن بيشتر توجه گرديده است. اما سيستم به مفهوم كلي عبارت از ترتيب اجزاي متشكلي است كه موجب حصول هدفهاي خاص مبتني بر برنامه باشد.

مشخصات:

مهمترين و بارزترين مشخصه ها براي يك سيستم عبارت است از:

  • سيستم به خاطر نيل به هدف يا نيتي طراحي شده است.
  • سيستم با يك مرز از محيط خارجي خود مشخص و متمايز مي شود.
  • سيستم در داخل خود داراي اجزاء متصل و وابسته به هم است، كه هر يك فعاليتها و وظائف مشخصي دارند، و هركدام به نوبة خود نيز حائز اهميت هستند.
  • سيستم ها عموماً داريا يك ساختمان سلسله مراتبي مي باشند كه هر قسمت به نوبة خود داراي اجزاء و قسمتهايي است.
  • كنش و واكنش بين اجزاء داراي نتايجي است كه ثابت و مشخص مي باشند، و انحراف از اين استاندارد دليل بر وجود نقصي در اعمال يك يا چند جزء است.
  • همانطور كه اشاره شد سيستم از مجموعه اي از احزاء به هم پيوسته كه در جهت نيل به هدفي خاص فعاليت مي كنند تشكيل شده است. ميان اين اجزاء‌ به هم پيوسته ارتباط و اطلاعات حرف اول را مي زنند و اگر اين دو وجود نداشته باشد سيستم بوجود نمي آيد. پس حال به بررسي اطلاعات و ارتباطات كه مهمترين جزء‌ سيستم مي باشند مي پردازيم.

 

جريان اطلاعات

مادة سيالي كه اجزاي شبكه سيستم سازماني، يا واحدها و سطوح مختلف سازمان را به هم ارتباط داده و متصل ميكند ارتباطات، و يا رد و بدل شدن و جريان اطلاعات بين اجزاست. در واقع اطلاعات مانند خوني است كه از قلب به شاهرگها و از شاهرگها به مويرگها و نتيجتاً به تمام قسمتهاي مختلف بدن منتقل مي شود، و سپس مورد تغذيه سلولهاي بدن قرار ميگيرد. معمولاً نتايج كلي و نهايي عمليات واحدها به صورت اطلاعات در قسمتي به نام برنامه ريزي و كنترل كه مغز متفكر سيستم است، جمع آوري، نگهداري و تنظيم مي شود. در آنجا كلية اطلاعات جمع شدة داخلي و خارجي تجزيه و تحليل شده سپس تصميمات مقتضي در امور مختلف سازمان جهت نيل به اهداف مورد نظر گرفته مي شود. سازمان پيوسته خود را توسط همين اطلاعات به دست آمده با محيط خارج تطبيق مي دهد و اين وسيله اي مي گردد جهت ارزيابي و تصحيح اشتباهات و انحرافات در عمليات مختلف سازمان.

 

تعريف اطلاعات:

انتخاب مقدار مناسبي از اطلاعات خام كه جهت كاهش جهل و نااگاهي يا براي كم كردن جنبه ها و قسمتهاي تاريك و نامعلوم در يك اتخاذ تصميم مورد استفاده قرار ميگيرد.

محيط سيستمهاي اطلاعاتي:

منظور از محيط سيستمهاي اطلاعاتي كليه عواملي هستند كه به نوعي بر سيستمهاي اطلاعاتي اثر ميگذارند كه برخي از آنها عبارتند از:

  • وظيفه اصلي سازمان: منظور اين است كه يك سازمان، يك شركت توليدي و … از طريق ميزان و تعداد وظايف سازماني و ارتباط بين اين عوامل، حجم سفارشات، فاكتورها و صورتحسابها مي تواند بر وظيفه اصلي تأثير بگذارد.
  • ساختارهاي كنترلي و چگونگي تصميم گيري: ميزان تمركز و عدم تمركز چقدر است، بخشهاي مختلف چه تصميماتي و وظايفي را مي توانند ابراز نمايند، حدود تصميم گيري برنامه ريزي شده و نشده چقدر است.
  • شيوه مديريت: ميزان تفويض اختيار، ميزان مشاركت در برنامه ريزي چقدر است و برنامه ها چطور كنترل مي شود.
  • محيط خارجي سازمان: منظور اين است كه اطلاعات خارج از سازمان چه اندازه اهميت دارند. چارچوبهاي قانوني چگونه است، سازمان با چه شيوه هايي با محيط خود ارتباط برقرار ميكنند.
  • تكنولوژي اطلاعاتي مورد استفاده
  • كاربران سيستمهاي اطلاعاتي
  • ساختار سازماني و سطوح آن

 

كاركرد هاي سيستمهاي اطلاعاتي:

سيستمهاي اطلاعاتي نقش مهمي را در سازمان دارند و تكنولوژي اطلاعاتي مي تواند اطلاعاتي را ارائه نمايد كه براي اجراي عمليات كارآمد مديريت موثر و در رقابت دنياي متحول امروزي ضروري مي باشد.

با اين توضيح مي توان گفت كاركرد سيستمهاي اطلاعاتي عبارتند از:

  • عامل مهمي در اجراي وظايف حسابداري، مديريت مالي و منابع انساني محسوب مي شود.
  • بخش عمده اي از منابع سازمان و هزنة اجراي عمليات از طريق سيستمهاي اطلاعاتي مديريت ثبت مي شوند. به همين جهت براي مديريت منابع انساني سازمان چالش ايجاد مي كند.
  • عامل مهمي است در كارايي عمليات، بهره وري كاركنان. ارائه خدمات و جلب مشتري
  • منبع عمده اطلاعات مي باشد كه قدرت تصميم گيري مديريت را افزايش مي دهد.
  • عنصر مهمي در توليد محصولات و ارائه خدمات با صرفه مي باشد.

 

ويژگيهاي اطلاعات:

  • صحت اطلاعات
  • كامل بودن اطلاعات
  • قابليت انعطاف
  • به موقع بودن اطلاعات
  • مربوط بودن اطلاعات

 

تكنولوژي انتقال اطلاعات:

منظور از انتقال اطلاعات تبادل اطلاعات – فايلها و پيامها بين دو كامپيوتر مي باشد، به طور كلي براي تبادل اطلاعات پنج نوع سخت افزار مورد نياز مي باشد كه عبارتند از:

  • كامپيوتر ارسال كننده اطلاعات: اطلاعات موجود كامپيوتر توسط ساير سخت افزارها به كامپيوتر ديگري منتقل مي شود.
  • مودم ارسال كننده اطلاعات: به طور كلي وظيفة مودم‌ها را مي توان انتقال اطلاعات از طريق شبكه هاي مخابراتي بيان كرد. يك مودم ارسال كننده با استفاده از نرم افزارها، اطلاعات مورد نظر را كد كرده و رمز درمي آورد و سپس با تبديل آنها با امواج مخابراتي يا اطلاعاتي كه از طريق خطوط تلفن قابل انتقال است نسبت به انتقال اطلاعات ادقام مي كند.
  • شبكه هاي مخابراتي حامل: شبكه هاي مخابراتي وظيفه انتقال اطلاعات كدگذاري شده را بر عهده دارند.
  • مودم دريافت كننده اطلاعات: اين مودم پس از دريافت و اطمينان از صحت آنها. اطلاعات دريافت شده را به كامپيوتر مقصد واگذار مي نمايد.
  • كامپيوتر دريافت كننده اطلاعات: نمايش و تجزيه و تحليل اطلاعات دريافتي از كامپيوتر ارسالي

5                4                            3                       2                        1

 

 

 

 

نحوه ارسال اطلاعات

  • مراحل تبديل يك سيستم اطلاعات دستي به يك سيستم اطلاعات كامپيوتري:

هميشه تبديل سيستم‌هاي اطلاعاتي دستي به سيستم هاي اطلاعاتي كامپيوتري به مراتب ساده تر از طراحي يك سيستم اطلاعاتي جديد مي باشد. زيرا در مورد سيستم هاي دستي نيازها شناخته شده و بسياري از مراحل طراحي انجام شده است.

براي تبديل يك سيستم اطلاعاتي دستي به كامپيوتري بايد مراحل زير انحام شود:

  • توصيف سيستم: به طور كلي در توصيف سيستم ها بايد وروديها و خروجيهاي اساسي و همچنين وظائف پردازش سيستم هاي اطلاعاتي مشخص گردد.
  • مستندسازي وروديها: منظور از مستندسازي وروديها اين است كه فرمهاي ورود اطلاعات و نوع اطلاعات وارد شونده به كامپيوتر به نحوي طراحي شوند كه حداكثر دقت و حداقل زمان را بدست آورند.
  • مستندسازي خروجيها: در اين مرحله بايد موارد مشابه با آنجه كه در مستندسازي وروديها گفته شد را مد نظر قرار دهند، به عبارت ديگر بايد خروجيها و گزارشات به نحوي طراحي شوند كه دقيقاً نيازهاي اطلاعاتي واحدهاي استفاده كننده را شامل شوند.
  • طراحي فايلهاي اطلاعاتي: پس از تعيين وروديها و خروجيهاي سيستم مي توان اطلاعاتي را كه ملزم به ذخيره سازي آن هستيم مشخص نمائيم از اينرو در اين گام ساختار فايلها و جداول و ركودها را مشخص مي نمائيم.
  • طراحي منطقي نرم افزارهاي كامپيوتري: در اين مرحله الكوريتم هايي را كه وظايف پردازش اطلاعات را بر عهده دارند طراحي مي نمائيم و با استفاده از علائم مورد نياز در قالب يك فلوچارت تنظيم و ارائه مي نمائيم.
  • تدوين و پياده‌سازي نرم افزار: در اين مرحله الگوريتم هاي تعيين شده به نرم افزارهاي كامپيوتري تبديل مي گردد.
  • ارزيابي و تصحيح نرم افزار: احتمال اينكه يك نرم افزار در اولين مرحله طراحي كليه انتظارات را برآورده سازد تقريباً برابر صفر است، از اينرو پس از طراحي اوليه نرم افزارهاي تهيه شده مورد بررسي قرار بگيرند و در پايان پس از درنظر گرفتن بازخورهاي متعدد نسخة نهايي نرم افزار تهيه گردد.

 

 

 

مشكلات طراحي سيستمهاي اطلاعاتي مديريت:

  • عدم وجود سيستم مديريت: طراحي و پياده سازي سيستمهاي اطلاعاتي مديريت نيازمند شناخت و ضعف جريان اطلاعات در سازمان مي باشد. جريان اطلاعات در هر سازماني ارتباط مستقيم با سيستم مديريت سازمان دارد. در صورتي كه يك سازمان سيستم مديريت ساختار يافته اي نداشته باشد، پي بردن به نحوه جريان اطلاعات دشوار بوده و طراحي يك سيستم اطلاعاتي مديريت را با مشكلات عديده اي روبرو مي سازد. اينگونه سازمانها پيش از آنكه به يك سيستم اطلاعاتي نياز داشته باشد به سيستم مديريتي نياز دارند.
  • عدم شفافيت مأموريتها و سيساستهاي سازمان: مأموريتها و سياستهاي سازمان كه شفافيت نداشته باشد باعث ميگردد سيستم طراحي شده قابليت انعطاف و عكس العمل را نسبت به تغييرات بوجود آمده در فعاليت سازمان نداشته باشد.
  • عدم مشاركت مديران: بسياري از مديران طراحي، پياده سازي و ارزيابي را جزء وظايف تحليل گر سيستم ميدانند و به ندرت در امور مربوط به طراحي سيستم مشاركت و يا دخالت ميكنند. اين موضوع باعث مي شود تا هنگام پياده سازي سيستمهاي مختلف عدم هماهنگي بين اهداف و وظائف به كرات مشاهده گردد. براي رفع اين معظل تحليل‌گران سيستم موظف هستند در مقاطع مختلف زماني از مشاوره و همفكري مديريت استفاده نمايند.
  • مقاومت افراد در برابر تغييرات: مقاومت افراد در برابر تغييرات سازمان يكي از مشكلات هميشگي مديران در ارتباط با سازمانهاي در حال توسعه مي باشد. ورود كامپيوتر به سازمان باعث مي گردد كارگران و كارمندان كامپيوتر را جانشيني براي خود فرض كرده و درنتيجه امنيت شغلي خود را در خطر ببينند. وظيفة مديران اين است كه قبل از هرچيز با ارائه آموزشهاي لازم واقعيت موضوع را براي كارگران و كارمند روشن سازند.

 

مستندسازي سيستمها:

پس از طراحي در سيستم اطلاعاتي اساسي ترين گام در بهبود عملكرد آن سازمان مستندسازي مي باشد. منظور از مستندسازي اين است كه اجزايي از سيستم عملكرد كه در آينده توسط افراد مختلفي مورد استفاده و بازبيني قرار مي گيرد به نحوي تشريح گردند كه دربرگيرنده اطلاعات اساسي باشد. اين نوع مستندسازي به طور عمومي براي 3 مورد انجانم مي گيرد.

  • كسانيكه وظيفه ورود و تهيه داده به سيستم را دارند. اين مستندسازي شامل خلاصه اي از عملكرد سيستم، توضيح دقيق در مورد وروديهاي مورد نياز و يادآوري محدوديت ها، مشكلات و منابع بروز خطا مي باشد.
  • افراديكه از اطلاعات سيستم به صورت خروجي استفاده ميكنند. اين مستندسازي شامل شرح مختصري از عملكرد سيستم و توضيح دقيق و جامعي از اقلام اطلاعات خروجي مي باشد.
  • افراديكه ممكن است در آينده مسئول توسعه عملكرد نرم افزارهاي كامپيوتري باشند. اين مستندسازي در واقع شامل تشريح فلوچارت ها و الگوريتم ها مي باشد. از اينرو متغيرها و ساختارهاي منطقي برنامه‌ها بايد در اين مستندسازي به دقت تشريح گردد.

در اين بخش به شكل مختصري از سيستم هاي اطلاعاتي مطالبي را يادآور شديم و توانستيم با اهداف، نحوة شكل گيري، مشكلات و سيستم ارائه گزارشها آشنا شويم. در فصل بعد به معرفي چند سيستم اطلاعاتي مهم در يك موسسه مي پردازيم.

 

 

 

 

فصل دوم

(انواع سيستمهاي MIS)

 

«سيستمهاي اطلاعاتي مديريت»

هماهنگي و همكاري در يك سازمان تنها از طريق توزيع و مبادلة اطلاعات بين افراد، بين واحدهاي سازمان و بين سلزمان و محيط ميسر است. اجراي سازمان از طريق ارتباطات به يكديگر متصل اند. در حقيقت توزيع، انتقال و مبادلة اطلاعات، فرايندي است كه مي تواند مراكز مختلف تصميم گيري را در سيستم سازمان به صورت موزون و هماهنگ به يكديگر متصل نمايد. كمحققاً بدون جريان اطلاعات در يك سازمان، سازمان رو به فنا خواهد رفت. مسئوليت تجهيز و استفاده از منابع مصروفه يا وارده هاي به سازمان با مديريت است و مديريت فرايند تصميم گيري را در سازمان ايجاد مي كنند.. در حقيقت هماهنگ كردن عمليات و فعاليتهاي ساير بخشها تصميماتي مي گيرند و كار آنها را در جهت توليد يا ارائه محصولات و خدمات رهبري، هماهنگي مي كنند. بدين جهت همواره به اطلاعات مربوط به هر بخش نازمندند. لذا به اين دليل در اين فصل به آشنايي با مهمترين سيستم هاي اطلاعاتي در يك موسسه مي پردازيم:

 

سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري (DSS)

در واقع يكي از معاني MIS همان DDS يا سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري مي باشد. با اين تفاوت كه DDS فقط اطلاعات ارائه نمي كند، بلكه همانگونه كه از آن نام آن برمي آيد در تصميم گيري به مديران كمك نيز مي كند. در واقع سيستم هاي MIS در تصميماتي به مديران كمك مي كنند كه مسائل مربوط ساخت يافته باشند، مانند تعيين زمان خريد مواد براي انبار و تعيين ميزان سفارش موارد مورد نياز.

اين نوع تصميمات عملياتي و روزمره بر اساس تقاضاي توليد، هزينه انبارداري، و متغيرهاي ديگري است كه بستگي دارد به كاربرد اقلام موجود در انبار. در MIS از اينگونه متغيرها در انبارداري (موجودي كالا) استفاده يم شود كه اطلاعات خاصي براي سفارش مواد (مانند تعداد و تاريخ سفارش) براي كنترل انبار به مدير مربوطه ارائه مي كند. اما سيستم هاي DSS براي پشتيباني آن دسته از تصميمات طراحي مي شوند كه نيمه ساخت يافته و يا ساخت نايافته مي باشند. تصميم نيمه ساخت يافته مانند بهبود بازده كار فروشندگان و عرضه كنندگان مواد اوليه مي باشد.

اطلاعاتي كه بازده عملكرد عرضه كنندگان را در طي دو سال گذشته مقايسه مي كند تا حدودي ساخت يافته است. اين اطلاعات روي هارديسك يا پايگاه جامع داده‌ها كه MIS را پشتيباني مي كند وجود دارد. شكل ساخت نايافته مسأله، مانند شرايط تخفيف، خط مشي سفارش كالا به طور انبوه و قيمت گذاري و غيره، مسائلي را مطرح مي كند كه در خور DSS مي باشند.

تفاوت ديگري كه بين MIS و DSS وجود دارد آن است كه MIS براي پشتيباني از يك وظيفه خاص (حسابداري يا كنترل انبار) يا يك سري وظيفه (MIS جامع) طراحي و ايجاد مي شود. درحاليكه DSS مجموعه اي از ابزارهاي پشتيباني از تصميمات است كه تحت شرايط مختلف كار مي كند.

 

تعريف DSS

سيستم هاي DSS سيستم هاي اطلاعاتي تعاملي (interactive) مي باشند كه داراي مجموعه اي از ابزارهاي نرم افزاري – سخت افزاري كاربر آشنا (User-friendly) بوده و هدف آن توليد و ارائه اطلاعات جهت پشتيباني مديريت در فرآيند تصميم گيري مي باشد (Ibid, 46).

تصميم گيرندگان مي توانند براي اتخاذ تصميمات كيفي روي تجربة خود متكي باشند و يا نيازي نباشد از اطلاعاتي كه در MIS جامع موجود در سازمان خود دارند فراتر روند، اما در سطوح تاكتيكي و استراتژيك، تصميم گيرندگان با تصميماتي روبرو مي شوند كه فراتر از قابليت انساني آنها است تا بتوانند عوامل موجود را به طور مناسب با هم تركيب كنند.

اين نوع تصميمات از طريق سيستم هاي DSS نظم داده مي شوند. با كمك سيستم هاي DSS مي توان خلاء اطلاعاتي را بگونه اي پر نمود كه مديران بتوانند كيفيت تصميمات خود را بهبود بخشند. براي اين امر سخت افزار و نرم افزار DSS از جديدترين نوآوريهاي فني (مانند نمودارهاي رنگي و سيستم هاي مديريت پايگاه داده ها) مدلهاي برنامه ريزي و پيش بيني، زبان هاي پرسشي مخصوص كار با داده ها و حتي هوش مصنوعي استفاده مي كنند.

در بسياري موارد DSS فرآيند تصميم گيري را تسهيل مي كند. مثلاً DSS مي تواند در انتخاب راه حل هاي مختلف به تصميم گيرنده كمك نمايد، برخي از DDSها اين قابليت را دارند كه راه حلهاي مختلف را بر اساس معيارهاي فرد تصميم گيرنده، به طور خودكار طبقه بندي نمايند.

در مقايسه، MIS گزارشات ادواري و برنامه‌ريزي شده تهيه مي كند، مانند خلاصه فروش منطقه اي – هفتگي درحاليكه DDS، كمتر ساخته يافته است و مديران با كمك آن مي توانند به آينده نظر داشته و سؤالات «اگر-آنگاه» مطرح نمايند.

 

مختصات سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري

ويژگي هاي سيستم DDS به طور خلاصه (Long, 1989:47):

1- DSS در فرآيند تصميم گيري به فرد تصميم گيرنده كمك مي نمايد.

2- DSS به گونه يا طراحي شده است كه در تصميمات نيمه ساخت يافته و ساخت نايافته قابل استفاده مي باشد.

3- DSS در تمام سطوح به تصميم گيرنده كمك مي كند، اما بيشتر در سطح تاكتيكي و استراتژيك مطرح مي باشد.

4- DSS يك سري مدلهاي همه منظوره، امكانات شبيه سازي. و ديگر ابزارهاي تحليلي در اختيار تصميم گيرنده قرار مي دهد.

5- از DSS به اساني مي توان در شرايط مختلف براي رفع نيازهاي اطلاعاتي استفاده نمود.

6- DSS بر اساس يك برنامه توليد كه از پيش تعيين شده كار نمي كند.

7- DSS ارتباط بين سطوح مختلف تصميم گيري را فراهم مي كند. مثلاً با ارائه نمودار از اطلاعات سطح عملياتي، مديران ارشد مي توانند از آن بهره بگيرند.

مديران با استفاده از قابليت نرم افزاري DSS مي توانند در مورد نيازهاي نيروي كار و درآمد پروژه هاي خود در آينده پيش بيني هايي به عمل آورند. مثلاً با استفاده از نرم افزار مديريت پروژه نيروهاي مورد نياز براي يك سري پروژه و نيز برنامه ريزي و زمان بندي پروژه ها را پيش بيني نمايند.

يكي از قلبليت هاي مهم DSS امكانات شرطي «اگر- آنگاه» مي باشد. مديران با اين ابزار مي توانند تصميمات مختلف را آزمايش نمايند. مثلاً مي توان يك DSS به گونه اي طراحي نمود كه مورد استفاده مديران مالي قرار گيرد. وظايفي كه اين نوع نرم افزار دارد معمولاً عبارتند از محاسبه نرخ بازده، دوره برگشت سرمايه يا دورة بازدهي، ارزش حال، ارزش آتي، حقوق و دستمزد ساليانه، جدول استهلاك اثاثيه، حدول استهلاك وام و غيره. در صورتي كه صورتهاي مالي در سيستم وجود داشته باشد، مديران مي توانند نسبت هاي مالي را نيز بررسي نموده و تجزيه و تحليل شرطي انجام دهند.

 

سيستم پردازش داد و ستد

منظور از سيستم هاي پردازش داد و ستد يا TPS كه گاهي به آن سيستم پردازش عمليات (و گاهي تراكنش) گويندذ، سيستم هايي هستند كه عمليات روزمره سازمانها را انجام مي دهند. برخي از اين سيستم ها عبارتند از: سيستم خريد، سيستم فروش، سيستم انبار، سيستم اعتبارات، سيستم اموال و سيستم حقوق – دستمزد و غيره. كاربر هر سيستم، از طريق ترمينال خود، با سيستم ارتباط برقرار مي كند، به وارد نمودن داده هاي مربوطه مبادرت مي كند و گزارشات لازم را نيز تهيه مي كند. بدين ترتيب هر كاربر مسئول و پاسخگوي سيستم خود مي باشد.

پس عمليات، وقايعي هستند كه به عنوان بخشي از كسب و كار انجام مي شوند و يك سري داده توليد مي كنند. به عنوان مثال وقتي يك شركت مبادرت به فروش كالا به طور نسيه مي كند، داده هاي مربوط به مشتري، كالا، فروشنده، انبار و غيره، بايد جمع اوري شده و پردازش شوند. اين پردازش موجب يك سري عمليات ديگر مي شود / مانند ثبت چك هاي دريافتي، تهيه صورتحساب براي مشتري، تغيير موجودي، افزايش مانده حسابهاي دريافتني. پس امور مربوط به پردازش داده ها ايجاب مي كند اين داده ها جمع آوري و پردازش شوند در غير اينصورت عمليات سازمان دچار وقفه خواهد شد. لذا سيستم هاي TPS نقش حياتي در پشتيباني از عمليات سازمان دارند.

 

چرخه پردازش داد و ستد

سيستم هاي TPS داده هاي مربوط به عمليات سازمان را جمع آوري و پردازش مي كنند. سپس فايل ها و پايگاههاي اطلاعاتي سازمان را به هنگام نموده، انواع گزارشات براي استفاده در داخل و يا خارج سازمان تهيه مي كنند. اين وظايف را مي توان به عنوان يك چرخه درنظر گرفت. چرخه پردازش عمليات TPS در 5 مرحله به شرح زير مي باشد:

  • امور مربوط به وارد نمودن داده ها
  • امور مربوط به پردازش عمليات
  • وظايف پردازش فايل ها و پايگاه داده ها
  • تهيه اسناد و گزارشات
  • پاسخ به پرسشهاي احتمالي

 

امكانات سيستم پردازش داد و ستد

امكانات سيستم TPS همان امكانات يك سيستم كامپيوتري است كه عبارتند از ورودي ها، پردازش، ذخيره سازي، و خروجي ها

ورودي هاي سيستم TPS مي تواند هر يك از موارد زير باشد:

  • داده هاي اوليه
  • درخواست اطلاعات از سيستم
  • وارد نمودن يك دستورالعمل
  • پيام به كاربر ديگر در شبكه
  • انجام تغييرات

پردازش در سيستم TPS عبارت است از:

  • مرتب سازي: نظم دادن به داده ها يا ركردها با يك ترتيب خاص
  • دستيابي، ذخيره سازي و تغيير داده هاي يك رسانة ذخيره سازي
  • تلخيص: نمايش اطلاعات به يك شكل خلاصه، مانند ارائه جمع يك سري ارقام

ارتباط سيستم اطلاعات مديريت با سيستم پردازش داد و ستد

تمام داده هاي MIS از منابع داخاي تأمين مي شود، به اين معنا كه داده هاي مربوطه از منابع خود سازمان وارد سيستم مي شود كه اين منابع همان رگوردهاي اصلي TPS مي باشند.

سيستم TPS داده هاي مربوط به گزارشات مديريتي را از عمليات جاري سازمان گرفته و ذخيره مي كند. با هر مبادله اي كه در سازمان صورت مي گيرد، TPS هاي مختلف تغيير نموده و داده هاي آنها بهنگام مي شوند و در واقع پايگاه دادههاي سازمان را اصلاح مي كنند.

مثلاً وقتي ترمينال فروش يك فروشگاه، باركد كالا را با اسكنر مي خواند، قيمت نمايش داده شده و فروش آن كالا ثبت مي گردد. در عين حال با خروج يك (چند) واحد كالا، پايگاه دادههاي مربوط به موجودي كالا اصلاح مي شود. در ضمن كل فروش روزانه فروشگاه افزايش يافته، ميزان ماليات مربوطه نيز محاسبه مي گردد.

سيستم اطلاعات بازاريابي

بازاريابي و فروش دو موضوعي عستند كه با يكديگر نزديك بوده و مربوط به فروش كالا و خدمات مي شوند. كساني كه در اين واحد كار مي كنند مسئوليتهاي زياد و متنوعي دارند، ازجمله اينكه بازار فروش را تجزيه و تحليل مي كنند، براي محصولات ايده هاي جديد ارائه مي دهند، براي فروش محصولات موجود برنامه ريزي مي كنند، و از طريق آگهي، تلفن و ارتباط مستقيم، محصولات شركت را به مشتريان معرفي مي كنند. وقتي رفوش انجام گرديد، اسنادي مانند قراردادها و اسناد ثبت سفارش را پيگيري مي كنند. كاركنان بخش فروش موضوع را پيگيري مي كنند تا از تحويل كالا به مشتريان اطمينان حاصل كنند و در صورت لزوم به شكايات رسيدگي مي كنند تا مشكلات پيش آمده را برطرف نمايند.

وظيفه بازاريابي عبارت است از برنامه ريزي، تبليغات و فروش كالاهاي موجود در بازارهاي فعلي، ايجاد محصولات جديد و يافتن بازاترهاي نو براي ارائه خدمات بهتر به مشتريان فعلي و مشتريان احتمالي. پس از بازاريابي نقش حساسي را در عمليات يك شركت بازاريابي ]و توليدي[ ايفا مي كند. اينگونه شركتها براي اجراي عمليات بازاريابي، با توجه به شرايط محيطي و وضعيت متحول امروزي از كامپيوتر استفاده زيادي مي برند.

فلوچارت نشان مي دهد كه چگونه سيستم اطلاعات بازاريابي براي برنامه ريزي، كنترل و پردازش امور بازاريابي اطلاعات لازم را ارائه مي كند. سيستم هاي اطلاعاتي استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي در موارد زير به مديران بازاريابي كمك مي كنند: در برنامه ريزي محصول، قيمت گذاري، تبليغات و استراتژيهاي افزايش فروش و هزنيه هاي مربوطه، پيش بيني بازار احتمالي براي محصولات فعلي و محصولات جديد و تعيين كانالهاي توزيع كالا. مديران بازاريابي با كمك سيستم هاي گزارش دهي و كنترل، كارايي و اثربخشي توزيع و فروش محصولات و خدمات را كنترل مي كنند. گزارشات تحليلي در زمينه عملكرد واقعي شركت و اهداف بازاريابي پيش بيني شده، اطلاعات مورد نياز را ارائه مي كند.

 

 

 

سفارشات

– سفارشات مشتري

– عمليات اداره فروش

صورتحساب

– ارسال صورتحساب

– ميزان سود

گزارش فروش

– تعداد درخواستها

– وضعيت رقبا

 

 

 

 

 

سيستم هاي پردازش عمليات

چند نمونه از سيستم هاي اطلاعات كامپيوتري در بازاريابي به طور خلاصه عبارتند

1- مديريت فروش: برنامه ريزي، نظارت و پشتيباني از عملكرد فروشندگان و فروش محصولات و خدمات.

مديران فروش بايد براي فروشندگان شركت برنامه ريزي كرده، بر كار آنها نظارت، و از عملكرد آنها پشتيباني نمايند. لذا در غالب شركتها از فروش، گزارشات تحليلي تهيه شده، در اختيار مديران قرار مي گيرد. اين گزارشان، فروش محصولات، خط توليد، مشتريان، فروشندگان و منطقه فروش را تجزيه و تحليل مي كنند. بدين ترتيب مديران بازاريابي مي توانند نسبت به عملكرد فروش محصولات و فروشندگان نظارت نموده، برنامه هايي را براي افزايش نتايج فروش داشته باشند.

2- مكانيزه ساختن امور فروشندگان: اين سيستم سوابق فروش فروشندگان و ارتباطات آنها و پشتيباني فروش از ناحيه مديريت فروش را بطور خودكار نگهداري نموده و در مورد آنها گزارش تهيه مي كند.

تجزيه و تحليل فروش فقط يك جنبه از كاربرد كامپيوتر براي مديريت فروش مي باشد. در بسياري از شركتها، فروشندگان داراي كامپيوترهيا كيفي قابل حمل مي باشند. اين امر نه تنها بهره وري فروشندگان را افزايش مي دهد، بلكه به جمع آوري داده هاي فروش كمك شاياني مي كند. در عين حال مديريت بازاريابي و فروش مي تواند فروشندگان خود را پشتيباني نمايد.

3- مديريت محصول: مديران فروش براي برنامه ريزي و كنترل عملكرد محصولات خاص و خط توليد، نياز به اطلاعات دارند. با كمك كامپيوتر مي توان قيمت، درآمد، هزينه و اطلاعاتي در مورد رشد محصولات فعلي و توليد محصولات جديد ارائه نمود. اطلاعات و تجزيه و تحليل آن براي قيمت گذاري يكي از وظايف مهم اين سيستم است. در ضمن چون اطلاعاتي در زمينه توليد و امكان توزيع براي محصولات لازم است، از مدلهاي كامپيوتري براي ارزيابي عملكرد محصولات فعلي و ويژگي هاي محصولات موفق مي توان استفاده نمود.

4- تبليغات و آگهي: مديران بازاريابي به اطلاعاتي نياز دارند كه در تعيين اهداف فروش آنها با كمترين هزينه، براي تبليغات و آگهي به آنها كمك نمايد. با كمك كامپيوتر مي توان از اطلاعات مربوط به تحقيقات بازاريابي و مدلهاي تبليغاتي براي موارد زير استفاده نمود:

انتخاب رسانه و روشهاي نبليغاتي.

تخصيص منابع مالي.

كنترل و ارزيابي نتايح برنامه هاي مختلف تبليغاتي.

پيش بيني فروش: وظيفه اصلي پيش بيني فروش را مي‌توان در دو گروه خلاصه نمود: 1- پيش بيني كوتاه مدت. 2- پيش بيني بلند مدت. منظور از پيش بيني كوتاه مدت، برآورد فروش براي دوره هاي حداكثر تا يكسال مي باشد، درحاليكه منظور از پيش بيني بلند مدت، فروش براي مدت بيش از يكسال در آينده است.

تحقيقات بازاريابي: سيستم اطلاعات تحقيقات بازاريابي، اطلاعاتي در زمينه بازاريابي ارائه مي كند تا مديران با كمك آن بتوانند تصميمات مؤثرتري در زمينه بازاريابي بگيرند. در عين حال اين سيستم، اطلاعاتي نيز ارائه مي كند كه توسط آن مي توان به برنامه ريزي و كنترل پروژه هاي تحقيق بازاريابي در شركت پرداخت. اين اطلاعات در مورد مشتريان، انتظارات آنها و رقبا مي باشد. ضمناً روند بازار، روندهاي اقتصايد و جمعيتي نيز تجزيه و تحليل مي شود.

مديران بازاريابي با كمك سيستم هاي اطلاعاتي كامپيوتري مي توانند به تهيه برنامه هاي كوتاه مدت و بلند مدت در زمينه فروش محصول، سودآوري و توسعه فروش بپردازند. در عين حال اين سيستم ها بازخور و تحليلي اتز عملكرد و برنامه پيش بيني شده در هر يك از زمينه هاي بازاريابي ارائه مي كند.

 

سيستم اطلاعات برنامه ريزي مواد

در اوايل دهه 1960 جوزف اورلي كي (Joseph Orlickey) از شركت J.I.Case شيوة جديدي براي برنامه ريزي مواد ابداع نمود بنام شويه برنامه ريزي مواد مورد نياز يا MRP (material requirements planning). شيوة MRP، خط مشي پيش‌بيني مواد مي باشد، يعني بجاي آنكه منتظر بمانيم تا زمان سفارش مواد  فرا برسد، در شيوه MRP به آينده نظر داشته و موادي را تعيين مي كنيم كه مورد نياز خواهد بود، ضمن اينكه ميزان مورد نياز و تاريخ آنرا نيز مشخص مي كنيم.

اجزاي يك سيستم MRP به ترتيب عبارتند از:

  • سيستم برنامه ريزي توليد: اين سيستم براي تهيه برنامه اصلي توليد از 4 فايل استفاده مي كند. داده‌هاي ورودي اين سيستم عبارتند از فايل سفارشات مشتري، فايل پيش بيني فروش، فايل موجودي كالا ساخته شده و فايل ظرفيت توليد. بر برنامه جامع توليد، توليد از نظر زماني تا جايي پيش بيني مي شود كه حداكثر هماهنگي از نظر مدت تحويل فروشنده مواد و زمان توليد بوجود آيد. در جدول هاي زمان بندي، توليد بيش از يكسال آينده مد نظر قرار مي گيرد.
  • سيستم برنامه ريزي مواد مورد نياز (سيستم MRP)، مشخص مي كند كه براي توليد تعداد مورد نظر كالا، چه مقدار مواد مورد نياز مي باشد. از فايل صورت مواد براي محاسبه مواد مصرفي براي كالاهاي توليد شده استفاده مي شود. براي اينكار مقدار مواد موجود در صورت مواد در تعداد واحد كالايي كه بايد توليد شود ضرب مي شود. هدف از اين محاسبه تعيين كل مورد نياز است كه براي توليد محصولات طبق جدول زمان بندي شده لازم است.

از فايل موجودي مواد خام براي تعيين مواد موجود استفاده مي شود. مواد موجود از كل مواد كسر مي شود تا خالص مواد مصرف شده بدست آيد. بدين ترتيب مي توان مشخص نمود با توجه به برنامه توليد، چه موادي جهت خريد بايد سفارش شود.

3- سيستم برنامه ريزي مواد مورد نياز، هماهنگ با سيستم برنامه ريزي ظرفيت توليد كار مي كند تا اطميان حاصل شود توليد برنامه ريزي شده با ظرفيت كارخانه هماهنگ مي باشد. پس از قطعي شدن توليد، سيستم برنامه ريزي مواد مورد نياز چندين خروجي خواهد داشت، خروجي اصلي آن جدول سفارشات مي باشد كه ليست مواد مورد نياز را از نظر مقدار و جدول زماني تهيه مي كند. خروجي ديگر اين سيستم عبارتند از:

تغييراتي كه در جدول سفارشات صورت مي گيرد و نشان مي دهد چه سفارشاتي حذف شده اند، چه سفارشاتي بايد تسريع شوند و چه سفارشاتي از نظر مقدار تغيير كرده اند.

گزارشات خاصي كه اقلام مورد نظر مديريت را مشخص مي كند.

گزارشات عملكرد كه وضعيت سيستم را از نظر پايان موجودي برخي اقلام و از جهت معيارهاي ديگر نشان مي دهد.

گزارشات برنامه ريزي كه مديريت توليد براي برنامه ريزي موجودي در آينده از آن استفاده مي كند.

سيستم سفارشات  تأييد شده كه از جدول زمانبندي سفارشات به عنوان ورودي استفاده كرده و گزارش سفارشات تأييد شده را تهي مي كند. يك نسخه از اين گزارش به واحد خريد ارسال مي شود تا در مذاكرات خود با عرضه كنندگان (فروشندگان) از آن استفاده نمايند و نسخه ديگر براي مديران كارگاهي ارسال مي شود تا در كنترل فرآيند توليد از آن استفاده شود.

بدين ترتيب MRP به سازمان كمك مي كند تا مواد خود را بهتر مديريت نمايد تا از كمبود مواد كه در اثر تأخير در ارسال مواد توسط فروشندگان بوجود مي آيد دچار مشكل نگردد. تجربه نشان مي دهد كه استفاده از MRP شرايط بهتري براي توليد فراهم مي كند.

 

سيستم اطلاعاتي برنامه ريزي نيروي انساني

سيستم هاي اطلاعات منابع انساني

كار مديريت منابع انساني عبارت است از استخدام، انتصاب، ارزيابي، تعيين حقوق و مزايا و بهبود شرايط كاركنان سازمان. اصولاً در سازمانها از سيستم اطلاعاتي براي موارد زير استفاده مي شود:

  • تهيه ليست حقوق و فيش حقوق.
  • نگهداري سوابق پرسنلي.
  • تجزيه و تحليل كاربرد نيروي انساني در امور سازمان.

بسياري از سازمانها از اين وظايف رسمي فراتر رفته و سيستم هاي اطلاعات منابع انساني يا HRIS تهيه نموده اند كه به شرح الگوريتم وظايف زير را انجام مي دهد.

  • جذب، انتخاب و استخدام نيروي كار
  • ارزيابي شغل
  • ارزيابي عملكرد
  • تجزيه و تحليل حقوق و مزاياي انسان
  • آموزش و توسعه منابع انساني
  • بهداشت، سلامتي و امنيت كاركنان

در واقع سيستم اطلاعات منابع انساني وظيفه مديريت منابع انساني را انجام مي دهد و در اين سيستم به موارد زير تأكيد شده است

  • برنامه ريزي براي تأمين نيازهاي پرسنل سازمان.
  • توسعه توان كاركنان جهت رشد حداكثر استعداد آنها.
  • كنترل تمام خط مشي ها و برنامه هاي پرسنلي.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

سيستم هاي اطلاعاتي منابه انساني، از كاربرد استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي

منابع انساني در سازمان پشنيباني مي كند.

 

  • سيستم اسخدام: با كمك اين سيستم اطلاعاتي، براي استفاده بهينه از منابع انساني، سوابق كاركنان را در شركت نگهداري و پيگيري مي كنند. مثلاً در سيستم نگهداري سوابق پرسنلي، ترفيعات، نقل و انتقال و تغييرات ديگر در سوابق، در يك پايگاه داده اي پرسنلي نگهداري مي شود.
  • سيستم آموزش و توسعه منابع انساني: مديران منابع انساني با كمك سيستم هاي اطلاعاتي و استفاده از سوابق موجود، برنامه هيا جذب، آموزش و توسعه منابع انساني را طرح ريزي كرده و بر آن نظارت مي كنند. در ضمن مديران، وضعيت حرفه اي كاركنان را تجزيه و تحليل مي كنند تا معلوم شود شيوه هاي توسعه منابع انساني مانند برنامه هاي آموزشي و ارزيابي ادواري عملكرد بايد انجام شود ياخير. با استفاده از برنامه هاي كامپيوتري آموزشي و ارزيابي كاركنان، مي توان اين وظايف را به انجام رساند.
  • سيستم حقوق و دستمزد: با كمك سيستم هاي اطلاعاتي مي توان ميزان و نحوة توزيع حقوق و مزايا (دستمزد، حقوق، پرداختهاي انگيزشي با تشويق و مزاياي ديگر) را در شركت تجزيه و تحليل نموده و نتايح حاصل را با سازمانهاي مشابه يا شاخص هاي مختلف اقتصادي مقايسه نمودو اين اطلاعات براي انجام تغييرات حقوق و دستمزد انجام مي شود.

تهيه گزارش براي مسئولين دولتي

امروزه تهيه گزارش براي نهادهاي دولتي يكي از مسئوليتهاي مهم مديريت منابع انساني است. به همين جهت سازمانها از سيستم اطلاعاتي كامپيوتري براي تهيه آمار و گزارشات مورد نياز بر اساس مقررات و ضوابط دولتي استفاده مي كنند.

«سيستم اطلاعاتي انبار»

تعريف سيستم اطلاعاتي انبار و نتايج اجراي آن:

منظور از سيستم اطلاعاتي ايجاد روش سيستماتيك و منطقي است، براي اجراي عمليات مربوط به كالاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترل هاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات. يا مي توان گفت كه ايجاد روشي است، سيستماتيك و منطقي كه امكان انجام عمليات تهيه و نگهداري جنس را از مرحلة درخواست اجناس تا مرحلة تهيه كامل و تحويل به مصرف كننده ميسر مي سازد. جزئيات عمليات در واحدهاي مختلف توليدي يا خدماتي، بسته به نوع فعاليت و سازمان داخلي، ممكنست با هم تفاوت داشته باشند ولي نتايج زير از اجراي هر طرح سيستم اطلاعاتي انبار عايد موسسه مي شود:

1) ايجاد ارتباط هاي بهتر و منطقي تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات.

2) تسريع در عملكرد قسمتهاي مختلف به كمك طرح فرمهاي مناسب

3) ايجاد كنترلهاي بهتر در موسسه

4) كمك به شناسايي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه به تنوع آنها

5) طرح فرمهاي مناسب تر براي نگهداري حساب موجويهاي انبار

6) طرح فرمهاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار

7) نگهداري اطلاعات به روز از موجوديها در مقاطع مختلف

8) سفارش به موقع كالا به ميزان مورد نياز آن

9) ايجاد اطمينان در مديريت از عدم سوء استفاده در موجوديهاي انبار

10) شناسايي كالاهاي بلااستفاده كه سبب اتلاف فضاي انبار و راكد نگهداشتن سرمايه موسسه مي شوند.

مراحل طرح سيستم اطلاعاتي انبار را مي توان بشرح فلوچارت بعدي ترسيم نمود.

بخشهاي درگير در سيستم اطلاعاتي انبارها:

طراحي سيستم اطلاعاتي انبار در كارخانه مستلزم آگاهي از قوانين، محدوديتها و مسئوليتهاي مختلف نسبت به تهيه و نگهداري جنس و اطلاع از بخشهايي چون خريد، نگهداري، بازرسي، انبار و حسابداري مي باشد كه در زير خلاصه ارتباط آنها را با انبار ذكر مي نماييم:

حسابداري: جهت نگهداري حسابهاي مالي شركت و آمارهاي توليدي دو بخش حسابداري وجود دارد. حسابداري مالي و حسابداري صنعتي كه حسابداري صنعتي ارتباط بيشتري با انبارها دارد چرا كه جهت محاسبه سودآوري محصولات مختلف و متعدد،‌ محاسبه بهاي تمام شده كالاهاي فروش رفته و موجود حائز اهميت است و اطلاعات آن جز با سيستم اطلاعاتي صصحيح امكان پذير نيست.

خريد: تهيه و تدارك كالاها و خدمات از طريق عاقلانه و رقابتي يعني با قيمت، كميت، كيفيت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظايف اين بخش ميباشد. اين امور زماني تحقق مي يابد كه اطلاعات به طور دقيق و صحيح از بخش انبار ارسال شده باشد.

بازرسي: قسمت بازرسي به كالاهايي كه جواز خروج به تأئيد امضاء مجاز رسيده باشد اجازه خروج و ورود مي دهد و با فرمي به نام رسيد كالا به بازرسي كه داراي دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج كالا در ان ثبت شده و در پايان روز يك نسخه از فرم جهت اطلاع مديريت به آنجا ارسال مي شود.

سيستم اطلاعاتي انبارداري جزء سيستمهاي تجاري است مثل سيستم حسابداري، پرسنلي و … به منظور طراحي سيستم اطلاعاتي فرد آناليست بايد از امور تجاري اطلاعات كافي داشته باشد. به همين منظور فرد بايد از كلية قوانين و محدوديتهاي تجاري، فرمها و نظريه ها براي تهيه يك سيستم كارآمد اطلاعاتي، آگاهي داشته باشد. چه بسا كه عدم آگاهي و شناخت باعث طراحي نادرست سيستم و فرمها و ارسال اطلاعات اشتباه شده كه اين امر موجب ضررر و زيان موسسه يا شركت خواهد شد.

 

 

فصل سوم

سيستمهاي اطلاعاتي انبار در شركت پست

وضع موجود


(تاريخچه كلي پست)

Post History

سيماي شركت پست جمهوري اسلامي ايران:

ايران يكي از پيشگامان پست در جهان است و سابقه‌اي ممتار در پيشينه خود دارد. شركت پست جمهوري اسلامي ايران پشتوانة اين تجربه طولاني و شناخت دقيق از نيازهاي روزافزون مشتريان توانسته است با اجراي برنامه هاي جامع و زيربنايي توسعه در بخش پست، امكانات و خدمات متنوع پستي را با كيفيت و سرعت مطلوب در دسترس عموم مردم سراسر كشور قرار دهد.

شركت پست ايران، تحت نظارت و وابسته به وزارت ارتباطات و فن آوري مي باشد. قانون تأسيس اين شركت در سال 1366 تصويب و فعاليت آن در سال 1367 آغاز شد. اين شركت با هدف فراهم كردن تسهيلات لازم به منظور استفاده عمومي از خدمات پست براي ارتباط داخلي و خارجي، اعمال سياست جامع در زمينه برنامه ريزي، تأسيس، تجهيز، گسترش و بهره برداري واحدهاي پستي و تعميم خدمات پستي در سراسر كشور و در راستاي هماهنگي با آخرين پيشرفتهاي تجربي و تكنولوژي ارتباطات تأسيس شد. شركت پست جمهوري اسلامي ايران با آگاهي از تأثيرات عميق خدمات پستي در جامعه امروز در تلاش است تا با گسترش امكانات و تجهيز شبكه پستي براي دسترسي هرچه بيشتر مردم به اين امكانات زمينه لازم را فراهم نمايد. لذا اين شركت با راه اندازي سرويس هاي كارآمد براي رفع نيازهاي ارتباطي آنان و نيز بهبود ارائه خدمات پستي سعي نموده تا رضايت همگان را تأمين كند. گسترش واحدهاي مجهز به وسايل خودكار و بسياري از طرح هاي ديگر اثرات مستقيم و غيرمستقيم بر حيات جامعه دارد. استفاده از اين خدمات باعث مي‌شود كه در وقت و مصرف انرژي صرفه جويي شود و بار ترافيكي كاهش و هوا سالم گردد.

شركت پست توانست براي اولين بار در ايران و در سطح استان تهران در سال 81 گواهي ايزو 2000-9001 را اخذ نمايد. اين سيستم به منظور جذب رضايت و اعتماد مشتريان و تأمين نيازهاي آنان ارتقاء سطح و شرايط كاري و رفاهي كاركنان و ايجاد حس خودشكوفايي و رضايت شغلي در آنان و بر اساس استاندارد ايزو 2000-9001 مي باشدو اين استاندارد بر كليه فعاليت هايي كه در سطوح شركت انجام مي شود دقت لازم را داشته بطوريكه اين فعاليت ها بايستي در ارتباط با هم و در جهت جلب رضايت مشتري مي باشد.

شركت پست جمهوري اسلامي ايران داراي يك سيستم اطلاعاتي دقيق مديريت مي باشد به نحوي كه تمام گزارشات و صورت عملكردها و ديگر اعمال انجام شده و يا در حال انجام مستقيماً توسط مسئول مربوطه به مديريت ارجاع مي شود و مديريت نيز خود نظارت مستقيم يا غيرمستقيم بر اوضاع دارد.

هرم سازماني شركت پست (منطقه 14 پستي) به اين شكل مي باشد.

 

 

 

 

 

 

 

 

حال به دليل تخصصي بودن بحث سيستم اطلاعات انبار به نحوة انجام كار وظايف، روابط و ديگر مسائل مربوط آن خواهيم پرداخت.

رئيس اداره كارپردازي و انبارداري:

وظايف اصلي:

رئيس اداره كارپردازي و انبارداري زير نظر مستقيم مدير امور اداري انجام وظيفه كرده و عهده دار كلية امور مربوط به خريد، كارپردازي و انبارداري اجناس دفتري و ملزومات اداري شركت است.

اهم وظائف و مسئوليتها:

  • انجام و تمشيت امور مربوط به كارپردازي و انبارداري ملزومات و اجناس اداري شركت، برنامه ريزي، سرپرستي و هدايت امور كاركنان ادارة مربوطه و نظارت بر حسن جريان امور
  • تعيين حداقل و حداكثر موجودي كالا
  • نظارت در تهيه و خريد و تحويل وسايل و ملزومات و تقسيم آنها بين ادارات و واحدهاي درخواست كننده.
  • راهنمايي كاركنان تحت سرپرستي در انجام وظائف محوله
  • رسيدگي به درخواستهاي واصله و ارجاع آنها به مأمورين خريد
  • رسيدگي به اوراق استعلام بهاي تنظيمي و ارجاع آنها به مأمورين خريد
  • رسيدگي به اسناد خريد از لحاظ تطبيق با ضوابط تعيين شده و امضاي آنها
  • تهيه پيش نويس آگهيهاي مناقصه، قراردادهاي خريد و نامه هاي مربوطه
  • انجام امور مربوط به گمرك و بيمة كالاها و تهيه و تنظيم صورتمجلس هاي مربوطه و نظرات بر تحويل كالاهاي خريداري شده به انبار
  • كنترل اقلام وارده و امضاي قبوض و فرمها و صورتمجلس هاي مربوطه
  • تطبيق كالاهاي خريداري شده و تحويلي به انبار با نمونة اصلي
  • تعيين محل مناسب جهت انبار كردن اجناس با توجه به نوع، وزن و كثرت مصرف آنها
  • مراقبت بر شمارش و بسته بندي و حمل كالاها و حفاظت و ايمني انبار از فساد، شكستگي و ساير حوادث و خطرات
  • رسيدگي به موجودي انبار و صورت برداري از آنها در فواصل زماني معين
  • شركت در جلسات و كميسيونهاي مربوطه

اينها مهمترين وظائف يك انباردار است كه با رعايت آنها مي تواند در هر لحظه و هر مكان جوابگوي سوالات مسئولين برتر خود باشد. در ادارة پست جمهوري اسلامي ايران آمار و اطلاعات انبار به صورت روزانه در سيستم كامپيوتري ثبت شده و اين امر باعث شده تا مديريت و مسئولين امور اداري و خريد كارشان كساده تر شود. زيرا با وجود اين سيستم اطلاعاتي به محض حداقل شدن يك موجودي سيستم نوع آن را مشخص كرده، مسئولين خريد به معاون مالي و اداري آنرا منتقل كرده و معاون مالي و اداري دستور مديريت را گرفته و خريد محصول انجام مي شود.

اما سطح روابط يك انباردار و مسئول انبار در سازمان به چه شكلي است.

الف – با مدير مستقيم (مدير امور اداري و مالي):

  • داشتن مسئوليت در برابر او و جوابگويي و دادن گزارشات و اطلاعات لازمه طبق اختيارات محوله و وظايف مربوطه
  • دريافت خط مشي ها و دستورالعمل هاي مربوطه

ب- با كارپردازان و انبارداران (مأمورين اجراي عمليات):

  • سرپرستي، نظارت و هماهنگ كردن مستمر كار كاركنان زير نظر
  • ابلاغ خط مشي ها و دستورالعمل هاي لازم

ج- بامديران و رؤساي واحدهاي ديگر:

  • ارتباط افقي جهت تبادل نظرات و اطلاعات لازم و هماهنگ كردن امور مربوطه اينها همه سطوح ارتباطي مسئول انبار را در يك سيستم اطلاعاتي شرح مي دهد و در كل رابطة ميان اجزاء را اين سيستم ارتباطي به طور كامل شرح مي دهد.
  • حال با استقرار يك سيستم اطلاعاتي انبار بايد ببينيم مديريت اطلاعات مورد نياز خود را از كجا بدست مي آورد. پس بايد منابع اطلاعاتي مورد نظر را پيدا كنيم.

اطلاعات مورد نياز

الف – از مدير امور اداري:

  • اطلاع از دستورها و كارهاي ارجاع شده
  • اطلاع از دستورالعمل ها، ضوابط و خط مشي هاي مربوطه در حد رفع نيازهاي شغلي

ب- از كارپردازان و انبارداران (مأمورين اجراي عمليات):

  • آگاهي بر نحوة كار و چگونگي انجام وظايف محولة هر يك از كاركنان زير نظر و نحوة سلوك اداري آنها جهت ارزشيابي و ايجاد انگيزشهاي مناسب براي آنها
  • اطلاع از نحوه حضور و غياب كاركنان زير نظر
  • اطلاع از توانائيهاي بالقوه كاركنان جهت ارجاع كارهاي مناسب و پرورش مهارتهاي آنان و آموزش و راهنمايي آنها در صورت لزوم
  • اطلاع از ميزان كاري كه هر كارمند در روز انجام داده است
  • اطلاع از حجم كار روزانه واحد و توزيع منصفانه كارها بين كاركنان
  • اطلاع از گردش و نحوة انجام كارها در واحد مربوطه و ميزان پيشرفت كارهاي احاله شدة روزانه به كاركنان
  • اطلاع از كاستيها، نقاط ضعف، نواقص و اشتباهات كاركنان و حوادث و سوانح حين كار
  • اطلاع بر نحوة استفادة كاركنان از وسايل و ماشينهاي اداري

آري، يك مدير با استفاده از روشهاي ذكر شده مي تواند با كسب اطلاعات كافي در هر زمينه بستر مناسبي براي تصميم گيري فراهم آورد. داشتن اطلاعات كامل در مورد يك طرح يعني تصميم گيري بهينه در مورد آن طرح – زيرا راجع به تمامي نواقص، نقاط ضعف و قوت و كليه عوامل آن طرح اطلاعات كافي در اختيار مديريت قرار دارد و اين امر خود باعث بالا رفتن سطح كيفي تصميمات مديريت خواهد شد.

  • چگونگي انجام كار و اطلاع رساني توسط مسئول وانبار:

يك مسئول انبار وظايفي را بر عهده دارد كه بايد از شيوة صحيح انجام آن وظايف اطلاعات كافي داشته باشد. در شركت پست به دليلي پياده سازي سيستم ISO امكان دستيابي به فرمهاي كلي انبار به دليل كددار بودن فرمها وجود نداشت اما نمونه هاي فرم هاي توضيح داده شده در اين بخش به گفته مدير انبار كاملاً شبيه فرمهاي كامپيوتري موجود در شركت است. حال به طور كلي و با استفاده از فرمها و فلوچارتها به توضيح وظائف مسئول انبار، مصرف كننده يا درخواست كننده مي پردازيم:

همانگونه كه ملاحظه شد اين فرمها در هنگام توسعه احتمالي حجم كارها مي‌توانند مبناي خوبي جهت وارد كردن اطلاعات به كامپيوترها و بهره گيري از برنامه هاي نرم افزارهاي جديد بشمار آيند.

مديريت و ديگر عوامل موثر در تصميم گيريها با اين سيستم اطلاعاتي مي‌توانند در هر زمان و هر مكان اطلاعات مورد نظر را از سيستم خارج و با تجزيه و تحليل آن تصميم بهينه اتخاذ نمايند.

 

فصل چهارم

سيستم اطلاعاتي انبار شركت پست

وضع پيشنهادي

 

شركت پست جمهوري اسلامي به دليل دارا بودن استاندارد ISO-9001 در بخش فرمها و اسناد خود فرمهاي استانداردي را تهيه كرده است و مورد استفاده قرار مي دهد. اما در اين ميان جاي 3 فرم معتبر خالي است. يك فرم انتقال كالا در ميان انبارها و ديگري فرم شمارش موجوديها و فرم سوم برگ ارسال و تحويل كالا است.

در شركت پست حواله هاي خاص كامپيوتري تا حدودي كار اين فرمها را انجام ميدهند و براي فرم شمارش موجوديها در انبارگرداني نيز از يك صورت كامپيوتري كه در آخر دوره به انبار فرستاده مي شود استفاده مي شود، كه معمولاً در صورت ارسالي توسط امور مالي مغايرتي با موجودي انبار وجود دارد (در حد يك فقره يا يك عدد) كه معمولاً به دليل از بين رفتن عدم ثبت در رايانه ها و … مي باشد. استفاده از فرم شمارش موجوديها در انبارگرداني اين كمك را به ما خواهد كرد كه آمار را مي توانيم در هر لحظه با سيستم كامپيوتري چك كنيم و در هر لحظه كه صورت مغايرتي به چشم خورد علت را بررسي نمائيم. نمونه اين فرم در صفحه بعد آورده شده است.

برگ شمارش موجوديها:

شخص انباردار در يك تاريخ معين شروع به ثبت موجوديها در اين برگ مي‌كند، پس از ثبت اعلام موجودي را از كامپيوتر جويا شده و صورت تعديلات بدست آمده را محاسبه نموده در قسمت مغايرت كارت با موجودي ثبت مي نمايد. زماني كه مغايرت وجود داشت يك نسخه را به ادارة مالي و يك نسخه را به واحد حسابداري صنعتي ارسال مي كند تا آنها نيز برنامة خود را تصحيح كنند.

برگ ارسال و تحويل كالا:

در شركت پست براي كنترل كالاهاي خريداري شده توسط دفتر تداركات فرم خاصي وجود ندارد و تنها حوالة ارسالي از دفتر تداركات وارد كامپيوتر مي شود.

اما شركت مي تواند در شرايطي كه كالا توسط تداركات دفتر مركزي خريداري شده از فرم ارسال و تحويل كالا استفاده نمايد. اين كارت بايد توسط دفتر تداركات مركزي براي كنترل و تحويل اقلام ارسالي همراه كالا ارسال شود. براي اين فرم مي توان كاربردهايي را برشمرد:

  • درج مشخصات كالا توسط اقلام ارسالي به مركز
  • مبناي ارسال كالا توسط دفتر تداركات و پي گيري رسيدن اقلام ارسالي به مركز
  • مبناي تحويل اقلام ارسالي
  • بعنوان رسيدي در دست تحويل گيرنده مي باشد.

برگ انتقال كالا بين انبارها:

گاهي اوقات انتقال كالا در شركت پست بصورت انبار به انبار مي باشد. به اين شكل كه دفتر انبار منطقة 14 از دفتر انبار كل تقاضاي مقداري كالا را مي نمايد، بدون اينكه خريدي در منطقة 14 صورت گرفته باشد. در اين موقع انبار يك نسخة پروانه خروج صادر مي نمايد و كالا را به واحد درخواست كننده ارسال ميكند. اما در اين فرم نام تحويل دهنده، نام انبار دريافت كننده به طور كامل مشخص نيست و همچنين اين سند در يك نسخه تنظيم مي شود.

اما براي بهتر كردن كار و يا تصحيح كار مي توانيم از فرمي به نام برگ انتقال بين انبارها استفاده كنيم. در اين برگ نام انبار صادر كننده و دريافت كننده، تاريخ و شماره انتقال و ديگر مشخصات كالا وجود دارد. در ضمن اين فرم در 2 نسخه تهيه و به هر يك از طرفين انتقال يك نسخه ارسال مي گردد. نمونه فرم در صفحة بعد آمده است.

سازماندهي چيدمان انبار:

انبار شركت پست منطقه 14 پستي تهران داراي شكلي ساده است. به همين دليل چيدمان خاصي براي آن در نظر گرفته نشده است، به طور كلي 4 گروه كالا كه عبارتند از: مرسولات و مجلات، لوازم برقي، لوازم كامپيوتري و لوازم يدكي ماشين آلات در آن نگهداري مي شوند. بهترين راه چيدمان اين اقلام در اداره پست مي تواند بر حسب نياز باشد: مثلاً در مورد لوازم يدكي در انبار همه نوع جنسي را بدون جاي مشخص مي توان ديد. حال اگر تمامي اين لوازم و قطعات را بر حسب نياز ماشين آلات از لوازم پرمصرف به لوازم كم مصرف در قفسه هاي خود و در يك بخش خاص به نام بخش لوازم يدكي وسيله نقليه قرار دهيم ديگر لازم نيست زماني كه به لوازم يدكي احتياج داريم كل بخش انبار را جستجو كنيم تا آنرا پيدا كنيم.

 

 

فصل پنجم

خلاصة

نتيجه گيري و پيشنهادات


«نتيجه گيري و پيشنهادات»

نتيجه گيري:

با بررسي هاي به عمل آمده در شركت پست به جرأت مي توان گفت كه به دليل موفقيت شخص مديريت در روياروئي با مشكلات، سيستم اطلاعاتي به طور دقيق و به نحو مطلوب انجام وظيفه كرده است به عنوان مثال اطلاعات مربوط به موجودي انبار، ميزان اعتبارات و … به طور دقيق و لحظه اي در دسترس مديريت قرار دارد و مديريت علاوه بر تصميم گيري بر كليه بخشهاي سازمان خود نيز نظارت دارد.

سيستم اطلاعاتي انبار از كارايي و انعطاف پذيري قابل توجه اي برخوردار است و توانسته رضايت مسئولين مالي و اداري را جلب نمايد. قابليت انعطاف اين سيستم اطلاعاتي تا به حدي است كه هركس مي تواند در سرتاسر دنيا از محمولة ارسالي و يا نامة ارسالي خود بوسيلة شبكه جهاني اينترنت اطلاع حاصل كند و آن را رهيابي كند.

پيشنهادات:

  • مشكل موجود در سيستم اطلاعات انبار در شركت پست جمهوري اسلامي ايران فقدان يك سيستم كامپيوتري در مركز انبار است و آن هم به اين دليل است كه متصدي انبار آموزش كافي در زمينة سيستمهاي انبارداري را نديده و مهارت كافي را در وارد كردن اطلاعات به كامپيوتر ندارد. همين امر باعث شده تا زمانيكه رئيس انبار در سازمان نيست ورود اطلاعات به تعويق بيافتد و سيستم از حالت on-line بودن براي مدتي خارج شود. تصحيح اين امر باعث رشد كمي و كيفي اطلاعات مي شود.
  • مشكل بعدي فقدان دوره هاي آموزشي كلي در اين شركت است. هزينه هاي گران آموزش، كمبود وقت و نبود آن و ميزان سطح سواد لازم براي آموزش ديدگان ازجمله مشكلات برگزاري اين كلاسهاست. ولي مديريت مي تواند با تدبير ويژه خود و با سهميه بندي افراد شاغل براي خالي نماندن پست ها و تخصيص مبلغي به عنوان يارانه يا كمك آموزشي و دريافت بخشي از هزينه توسط آموزش ديدگان اين دوره هاي آموزشي را برپا كند.

 

 


0 دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *